Datenschutzrichtlinie für Bewerber der JAF-Gruppe /
Data Protection Policy for JAF Job Applicants
Datenschutzerklärung
1. Einführung
Der JAF-Gruppe (siehe: https://www.jaf-group.com/) ist der Schutz personenbezogener Daten, die in Bezug auf potenzielle MitarbeiterInnen für den Ablauf des Bewerbungsverfahrens erfasst werden, sehr wichtig. Grundsätzlich verarbeiten wir Daten transparent, ausschließlich zweckbezogen, jederzeit korrigierbar, nur für begrenzte Zeit und vertraulich. Als Bewerber der JAF-Gruppe, konkret der J.u.A. Frischeis GmbH, JAF Global GmbH, JAF International Services GmbH, JAF Imholz GmbH und JAF ZENGERER GmbH möchten wir Sie hiermit über die Datenverarbeitungstätigkeiten informieren.
2. Definitionen
1. Personenbezogene Daten: Informationen wie z.B.: Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, mit denen Sie als natürliche Person identifiziert werden können.
2. Verarbeitung von Daten: Vorgänge mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
3. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verfahrensverzeichnis): Systematische Aufstellung aller Vorgänge wie personenbezogene Daten behandelt werden.
3. Geltungsbereich dieser Richtlinie
Diese Richtlinie gilt für die personenbezogenen Daten von Bewerbern und jedwede Verwendung unabhängig ob mündlich, elektronisch oder schriftlich. Sie basiert auf der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und ist daher für jede einzelne Gesellschaft (juristische Person) der JAF-Gruppe gültig. Diese Richtlinie bezieht sich auf jegliche Bewerbung, unabhängig vom Medium dieser (postalisch, per E-Mail, per Bewerberplattform, persönlich).
Grundsätzlich bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten, für die in Abschnitt 5 aufgeführten Zwecke, die juristische Person bei der Sie sich bewerben sowie JAF International Services GmbH als zentrale Stelle der Personalverwaltung.
4. Personenbezogenen Daten, die JAF verarbeitet und Empfängerkategorien
Folgende Kategorien von persönlichen Daten verarbeiten wir, wobei das Ausmaß auf Grund der jeweiligen Position sowie den Fortschritt einer Bewerbung, unterschiedlich sein kann:
1. Daten aus Bewerbungsunterlagen, soweit vom Bewerber angegeben: Name, Geschlecht, Anschrift und Telefonnummer, Geburtsdatum, Familienstand, Portraitfoto, Religionszugehörigkeit, Name und Beruf der Eltern, beruflicher Werdegang, Fachkenntnisse, Bildungshintergrund, Berufsabschlüsse und -zulassungen, Fremdsprachenkenntnisse, besuchte Schulungskurse, Status von Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis, Nationalität und Ausweisdaten,
2. Im weiteren Verlauf einer Bewerbung (bei Vertragserstellung): Sozialversicherungsnummer, Bankverbindungsdaten, polizeiliches Führungszeugnis, Führerscheinnummer, Fahrzeugzulassung und bisherige Verkehrsdelikte;
Empfänger dieser Daten sind vornehmlich MitarbeiterInnen in der Personalabteilung bzw. die für Personalaufgaben verantwortliche Person in den einzelnen Gesellschaften sowie Führungskräfte und zukünftige Vorgesetzte des Bewerbers / der Bewerberin.
5. Verarbeitungszwecke Ihrer personenbezogener Daten
Im Zuge des Bewerbungsverfahrens bei JAF werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken von JAF verarbeitet (Kernprozesse):
1. Bewertung von Bewerbungen;
2. Evidenzhaltung der Bewerbungsunterlagen, vorausgesetzt Ihrer Zustimmung
3. Stichprobenmäßige Einsichtnahme im Rahmen von Wirtschaftsprüfungen;
6. Rechtfertigungsgründe
Die unter Punkt 5. dargestellten Prozesse sind gerechtfertigt durch die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und durch die berechtigten Interessen der JAF Gruppe (Art. 6 Abs 1 lit b, c und f DSGVO).
7. Offenlegung & Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten
Zur Durchführung der oben genannten Zwecke werden Daten über die BewerberInnen der JAF International Services GmbH (insbesondere deren Personalabteilung), ihren potentiell zukünftig direkten Vorgesetzten und Fachkollegen sowie dem jeweiligem Verwaltungspersonal offengelegt.
Aufgrund von Bestimmungen des Gleichbehandlungsgesetzes bewahren wir Ihre Bewerbungsunterlagen für 7 Monate ab Ablehnung Ihrer Bewerbung auf.
Sollten Sie die Evidenzhaltung Ihrer Bewerbung wünschen, bitten wir Sie um diesbezügliche schriftliche Information an die Kontaktperson für Ihre Bewerbung. Im Fall einer Evidenzhaltung werden Ihre Daten spätestens nach 2 Jahren gelöscht. Selbstverständlich steht Ihnen das Recht zu Ihre Einwilligung zur Evidenzhaltung jederzeit zu widerrufen.
8. Zentrale Datenverarbeitungsaktivitäten & Sicherheitsmaßnahmen
Die Datenverarbeitung der Kernprozesse wird in der JAF-Gruppe durch zentrale Systeme in Stockerau und Wien durchgeführt. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern der JAF-Gruppe aus anderen Ländern, die nach Österreich übertragen werden, sind daher ebenfalls an diesen Orten gespeichert. Die von der JAF-Gruppe getroffenen Sicherheitsmaßnahmen umfassen Zutritts- und Zugangskontrollen, Zugriffskontrollen inklusive Berechtigungskonzepten hinsichtlich Eingabe und Weitergabe von personenbezogenen Daten, Kontrollen bezüglich der Verfügbarkeit der technologischen Systeme inklusive Archivierungs- und Backup-Systemen und Virenschutz.
9. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogene Daten
Über die Inhalte dieser Richtlinie verfügbaren Informationen hinaus können Sie uns auch per E-Mail an compliance@jaf-group.com schriftlich zu weiterer Auskunft auffordern (Art. 15 DSGVO), uns ersuchen Ihre persönlichen Daten zu korrigieren (Art. 16 DSGVO) bzw. diese zu löschen, soweit wir nicht von Gesetzes wegen zur Aufbewahrung verpflichtet sind (Art. 17 DSGVO).
Darüber hinaus haben Sie das Recht Wiederspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO) und/oder können uns zur Datenübermittlung (Art. 20 DSGVO) und/oder zur Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) auffordern.
Schließlich steht Ihnen jederzeit auch das Recht zur Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0 bzw. E-Mail: dsb@dsb.gv.at bzw. in Bezug auf die Imholz GmbH in Deutschland beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Husarenstr. 30, 53117 Bonn, Telefon: +49 (0)228 997799-0, E-Mail: redaktion@bfdi.bund.de zu.
Data Protection Policy
1. Introduction
The JAF Group (https://www.jaf-group.com) is firmly committed to the protection of personal data relating to our potential employees which are captured for administrative purposes. In general, we process data transparently, only for the relevant purposes, confidentially, only for a limited period of time and in a manner allowing these to be rectified at any time.
As a future employee of the JAF Group, specifically JAF Global GmbH, we would like to inform you here about our data processing activities and provide you with a basic understanding of data protection.
2. Definitions
1. Personal data: Information, such as your name, address, date of birth, social security number, for example, on the basis of which you are or could be identified as a natural person.
2. Data processing: Procedures, whether manual or automated, such as the identification, capture, organisation, structuring, storage, adjustment or editing, reading, requesting, use, disclosure, distribution or any other form of provision, consolidation or referencing, restriction, erasure (deletion) or the destruction of personal data.
3. Record of processing activities: A systematic list of all procedures based on which every single company within the JAF Group manages personal data.
3. Scope of this policy
This policy extends to cover all the personal data of applicants and every possible use thereof, irrespective of whether orally, electronically or in writing. It is based on the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and is therefore valid for every single subsidiary (legal entity) within the JAF Group. This policy applies to any application, regardless of the medium of it (by post, by e-mail, by applicant platform, in person).
Your personal data will generally be processed for the purposes defined under Section 5 hereof by the legal entity with which you have or will have a contract of employment. Your personal data may also be processed by other legal entities within the JAF Group, particularly JAF International Services GmbH as central coordination unit for applications.
4. Personal data processed by JAF and recipient categories
We process the following categories of personal data, whereby the extent of this may vary depending on the position of the employee as well as the progress of an application:
1. Data from application documents, as far as indicated by the applicant:
name, gender, address and telephone number, date of birth, marital status, portrait photo, religious affiliation, name and occupation of parents, professional background, expertise, educational background, professional qualifications and qualifications, language skills, attended training courses, Status of residence permit and work permit, nationality and identity card
2. In the further course of an application (when creating a contract):
social security number, bank account details, police certificate of good conduct, driver's license number, vehicle registration and previous traffic offenses
The recipients of these data are primarily employees in the Human Resources department or those individuals assigned to perform HR-related tasks as well as executives and future supervisors of the applicant.
5. Reasons for processing your personal data
During the application process at JAF, your personal data will be processed by JAF for the following purposes (core processes):
1. Evaluation of applications;
2. Retention of the application documents, given your consent
3. Random inspection in the context of audits
6. Lawfulness of processing
The processes described under point 5 are legitimized by the request of the data subject prior to entering into a contract, by compliance with legal obligations and for the purposes of the legitimate interests pursued by the JAF Group (Article 6 (1) (b), (c) and (f) GDPR).
7. Disclosure, transfer and storage period of personal data
To accomplish the above mentioned purposes data of the job applicants of JAF Global GmbH are disclosed to their potentially future direct supervisors and colleagues as well as the respective administrative staff.
Due to provisions of the Equal Treatment Act, we keep your application documents for 7 months from the rejection of your application.
If you would like the retention of your application after the job opening you applied for is filled in order to be considered for future job openings, we ask you to request this in writing to the contact person of your application. In case of retention, your data will be nevertheless deleted at the latest after 2 years. Of course, you have the right to revoke your consent to retention at any time.
8. Central data processing activities and security measures
The data processing of the core processes is carried out in the JAF Group by central systems in Stockerau and Vienna. Personal data of employees of the JAF Group from other countries who are transferred to Austria are therefore also stored in these locations. The security measures taken by the JAF Group include access and access controls, access controls including authorization concepts for the input and transfer of personal data, checks on the availability of technological systems, including archiving and backup systems and virus protection.
9. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogene Daten
In addition to the contents of this policy document and the information made available on the intranet, you are also authorised to request additional information in writing by sending an email to compliance@jaf-group.com (Article 15 GDPR), request a rectification of your personal data (Article 16 GDPR) or the erasure of these data as far as we are not obliged to store these on legal grounds (Article 17 GDPR). You also have the right to object to the processing (Article 21 GDPR) and/or can request us to disclose the data (Article 20 GDPR) and/or to restrict the processing of your data (Article 18 GDPR).
Finally, you also have the right to lodge a complaint to the Austrian Data Protection Authority, Wickenburggasse 8, 1080 Vienna, telephone: +43 1 52 152-0 or email: dsb@dsb.gv.at